«ПЕРЕДАЧА, КАК правительство, имеет тенденцию просто расти и расти. Сокращение накладных расходов требует невероятной дисциплины и готовности рисковать гражданской войной со всеми пострадавшими сотрудниками ».

Накладные расходы представляют собой угрозу для вашего выживания

Низкозатратная структура необходима для конкурентоспособности, а низкие накладные расходы являются частью структуры с низкой стоимостью. Накладные расходы напрямую не делают ваш продукт или не предоставляют ваши услуги, и они не приносят непосредственного эффекта вашему клиенту. Накладные расходы просто добавляют к вашей структуре затрат и делают вас менее конкурентоспособными. Чем больше накладных расходов растет, тем труднее видеть его преимущества. Когда вы добавляете расходы на накладные расходы, его трудно отнять.


К сожалению, слишком много сотрудников любят накладные расходы! Они любят красивые столы; они любят новые компьютеры; они любят новые здания; они любят глубокий ковер; они любят хорошие офисы. Но все эти атрибуты успеха — это просто ловушки, и каждый накладные расходы угрожают каждой компании и каждому человеку, который там работает.

Избавиться от офиса

Был один шаг, который я отложил в течение нескольких лет, который нарезал наши накладные расходы в клочья и дал нам огромное конкурентное преимущество. Я отложил переезд в коммерческий офис.

В течение четырех лет я управлял своим книгоиздательским бизнесом из своей подвальной квартиры. Это был не просто офис из одного человека — там работало до семи человек. Мы также использовали его в качестве склада — у меня были бы соседи, двигающие свои автомобили, чтобы полуприцепы могли отступить по подъездной дорожке, и я бы открыл большое кухонное окно для загрузки книг. Я помню, как однажды ночью я проснулся, обнаружив, что куча коробок с книгами упала на меня, когда я спал.

Мои друзья МВА смеялись над этой низкобюджетной бизнес-настройкой, но они не смеялись, когда я построил ее в одном из крупнейших независимых издателей книг в США с общим объемом инвестиций в размере всего 2000 долларов США.

Не увлекайтесь технологией

Невероятно легко соблазнить последние достижения в области высоких технологий и дорогостоящего оборудования, которые вам могут не понадобиться, или, по крайней мере, могут обойтись с более дешевой версией.

Несколько лет назад, когда я руководил офисом продаж в оживленной газете, я был потрясен, увидев, насколько дорогими многолинейными телефонными системами. Итак, на нашей стойке регистрации на первом этаже я установил шесть однолинейных телефонов для входящих звонков и шесть соответствующих расширений на нашем втором этаже, а также внутреннюю связь для уведомления о входящих звонках. Это выглядело сумасшедшим — что-то вроде сцены из старого фильма 1920-х годов! Очень грубая и ужасно непрофессиональная, но она сработала и спасла нам много денег.

Почти в том же месте в 1990-х годах основой нашей системы бухгалтерского учета был древний компьютер IBM-36. Мои друзья-технологии думали, что я управляю музеем, а не бизнесом! Но я был гораздо менее смущен этой реликвией в нашем офисе, когда увидел, что он работает в одном из ведущих оптовиков в нашей отрасли. И оптовые торговцы, даже крупные, как правило, сделали науку из-за контроля затрат; они живут и дышат этой крошечной маржой прибыли между тем, что позволяют им производители и какие розничные продавцы готовы платить.

Попробуйте выборочное обновление

Компьютерные системы и сопутствующее программное обеспечение могут быть значительными расходами для растущего малого бизнеса и даже для более крупного. Часто фирма решит в одностороннем порядке обновить все свои ПК и программное обеспечение. Но на компьютерах очень мало экономии объема и, как правило, не слишком много сбережений на программном обеспечении. Фактически, я видел несколько лицензий на программное обеспечение, которые дороже, чем покупка нескольких копий с полки.

Поэтому я бы посоветовал вам сделать паузу, когда ваши сотрудники нажимают на вас для последних компьютерных систем и последних обновлений программного обеспечения. Кроме того, существует огромная скрытая стоимость модернизации компьютерных систем и программного обеспечения. Во-первых, у вас есть новая кривая обучения. Затем вы часто также получаете «новое новое проблемное время», когда привыкаете к новым системам.

Но не экономьте, не покупая соответствующие лицензии на программное обеспечение. Вы можете подвергнуться массовым штрафам и смущениям, если у вас нет лицензии на программное обеспечение, а не только для каждого пакета, но также и для компьютера, на котором установлено программное обеспечение.

Превращение мусора в доллары

Большинство компаний тратят много денег на то, чтобы убрать их отходы. Но мой бизнес по изданию книг в конечном итоге сделал много денег, избавив его от отходов! Я хотел бы сказать вам, что это было результатом моего блестящего понимания, но это было бы просто неправдой.

Когда мы прошли один из наших многолетних денежных судорог, я собрал всех вместе и сказал: «Не паникуйте, мы не собираемся сокращать рабочие места, но нам нужна всякая помощь, чтобы сократить расходы. И мы дадим небольшие денежные вознаграждения за лучшие предложения ».

Ну, конечно, большинство людей все равно впадали в панику и сказали друг другу, что мы собираемся выйти из бизнеса. Но им все равно понравилась идея денежного вознаграждения, и у нас появилось много замечательных предложений, в том числе план «деньги от макулатуры» от некоторых часовых парней на складе. Эти ребята направили нас к бумажному конвертеру, который не только взял бы наши бумажные отходы бесплатно, но и заплатил бы нам тысячи долларов за это.

Конечно, еще один замечательный урок: не стоит недооценивать потенциал ваших сотрудников только потому, что они в настоящее время занимают одну из позиций с низким уровнем оплаты.

Если вы можете создать правильную инфраструктуру и среду, вы можете быть поражены тем, сколько людей хотят внести свой вклад и сколько они могут внести!

Контролируя затраты, вам нужно привлечь сотрудников на свою сторону. Удостоверьтесь, что сотрудники отмечают, что у вас низкая структура затрат, и отмечайте некоторые награды с ними. Я бы скорее заплатил наличные бонусы сотрудникам, чем заплатил копейку больше, чем нужно внешнему поставщику!

Полезная информация которую вы можете использовать

  • Просмотр накладных расходов как ваш враг; атакуйте его постоянно, прежде чем он победит вас.
  • Лучше иметь наличные деньги в банке, чем самое последнее и самое лучшее офисное оборудование.
  • Задействуйте своих сотрудников в войне с накладными расходами.